Kommt die Betreibung bald per E-Mail?

Der Zuger Bürger, der ein Schreiben von der kantonalen Direktion des Innern erwartet hatte, staunte nicht schlecht: Statt die eingeschriebene Post am Schalter abholen zu müssen, konnte er diese zuhause bequem mit dem Computer herunterladen. Für den Zugang zur entsprechenden Internet-Seite stellte ihm das Direktionssekretariat per SMS einen sicheren Zugangscode zu.

«Secure Messaging» heisst das System, das der Kanton Zug seit rund einem halben Jahr in der Verwaltung einsetzt. Damit können auch vertrauliche Informationen, rasch und offenbar sicher, und vor allem ohne Umweg über den Postversand zugestellt werden. «Ich persönlich verwende vertrauliche E-Mails gelegentlich im Verkehr mit Anwälten, Gemeinden und ‹geschäftsgewandten› Privaten», sagt Michael Beglinger, Jurist bei der Direktion des Inneren. Als Vorteil sieht er besonders die höhere Bürgerfreundlichkeit. Andererseits wird das Sekretariat entlastet und die Aktenablage bei der elektronischen Geschäftsverwaltung vereinfacht.

Effizient und kundenfreundlich

Der neue Dienst wurde ein halbes Jahr lang in zwei Dienststellen intensiv getestet und Anfang Dezember 2014 für alle Mitarbeitenden der kantonalen Verwaltung freigeschaltet. Das Prozedere ist einheitlich geregelt, die kantonalen Angestellten entscheiden jedoch selber, ob sie den Dienst nutzen. Für den zuständigen Leiter des Zuger Amtes für Informatik und Organisation (AIO), René Loepfe, bringt das System mehr Effizienz: «Es geht um die Einhaltung des Datenschutzes, höhere Flexibilität und Geschwindigkeit im elektronischen Austausch der Behörden mit ihren Kunden. Ohne zusätzliche Kosten, weder für die Verwaltung noch für die Kunden. In Einzelfällen kann auf den Papier-Postversand verzichtet werden.»

Die Verwaltungskunden und die Behörden haben über securemail.zg.ch die Möglichkeit, vertrauliche Mitteilungen mit Beilagen zu empfangen und zu versenden. Beispielsweise können mit einer Rechtsvertretung in einem Beschwerdeverfahren Informationen auf diesem Weg ausgetauscht werden. René Loepfe weist aber auf die Grenzen des Systems hin: «Das vertrauliche E-Mail ist kein Ersatz für Postverkehr, mit dem Originaldokumente zugestellt werden. Auch in Fällen, wo Dokumente eine Unterschrift benötigen, ist das vertrauliche Mail kein Ersatz.» Betreffend Rechtsverbindlichkeit besteht kein Unterschied zum herkömmlichen E-Mail.

Datenschutz gewährleistet

Mögliche Schwachstellen betreffend Datensicherheit wurden im Vorfeld sorgfältig abgeklärt. Die Datenschutzstelle des Kantons Zug war in die Prüfung von «Secure Messaging» involviert und hat die Anwendung als eine der ersten Abteilungen getestet. Laut der Datenschutzbeauftragten Claudia Mund ist der ausgewählte Anbieter «PrivaSphere» der erste vom Bund anerkannte Anbieter elektronischer Zustellplattformen: «Damit bietet die kantonale Verwaltung einen E-Mail Verschlüsselungs-Service an, welcher die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die Datensicherheit erfüllt.»

Sicherer Datentransfer auch in Luzern 

Auch andere Kantone wie Luzern, nutzen die Möglichkeiten von elektronischen Zustellplattformen. «Der Nutzen liegt in der sicheren und nachvollziehbaren Kommunikation und auch der Unabhängigkeit von Öffnungszeiten, zum Beispiel der Post», sagt der stellvertretende Informationschef des Kantons Luzern, Philipp Berger. Die Verordnung über die Informationssicherheit steckt den Rahmen für den elektronischen Datenverkehr ab. In welchem Umfang E-Mails öffentliche, verwaltungsinterne, persönliche oder geheime Inhalte haben, wird laut Philipp Berger nicht erhoben. In bestimmten Bereichen im Kanton Luzern, wie beispielsweise bei den Gerichten, wird eine vom Eidgenössischen Finanzdepartement anerkannte Zustellplattform genutzt (Siehe «Links zum Thema»).

Weitere Schritte in Planung

Der Geschäftsverkehr mit den Behörden soll in Zukunft noch bürgerfreundlicher werden. Mit ihrer E-Government-Strategie wollen der Kanton Luzern und die Luzerner Gemeinden ihre Dienstleistungen auf elektronischem Weg noch effizienter erbringen und die Zusammenarbeit verwaltungsintern optimieren. Auch im Kanton Zug sind Neuerungen geplant. «Die Verwaltungskunden erhalten ab dem nächsten Jahr einen zentralen, elektronischen Zugang zu den eigenen Geschäftsfällen sowie Daten und die Behörden die Möglichkeit, ihre Entscheide elektronisch zuzustellen», sagt René Loepfe. «Dies wird zu einer weiteren Rationalisierung und Verkürzung der Verfahrensabläufe und damit letztlich zu einem verbesserten Service public führen.»