Vom To-do zum Tada: Wie du deine Termine am besten planst

Wie organisierst du deine Termine und Pendenzen? Führst du einen digitalen Kalender? Bist du analog unterwegs, trägst alles in eine schicke Moleskine-Agenda ein oder sammelst Fresszettel im Portemonnaie? Oder gehörst du zu den Übermenschen, die sich einfach alles merken, was in ihrem Leben ansteht?

Autor

Valerio Moreno

Während Diversifizierung bei Aktien vermutlich eine gute Idee ist, sind meine ausufernden Planungsmethoden wohl eher Symptom eines wachsenden Kontrollverlusts. Weil ich mir mit Umzug nach Luzern, Nebenjob, Studierendenverein und Vollzeitstudium etwas zu viel vorgenommen hatte, war ich dieses Semester komplett überfordert. Das resultierte in einer Reihe von planungstechnischen Massnahmen, die ich im Folgenden vorstelle – in der Hoffnung, jemand kann etwas daraus mitnehmen.

Der digitale Kalender

Grundsätzlich plane ich seit ein paar Jahren alle meine Termine, Abgaben, Veranstaltungen, Ferien usw. digital im Outlook-Kalender. Ich kann vom Handy und vom Computer stets nachschauen (und eintragen), ob etwas ansteht. Den digitalen Kalender kann ich nicht versehentlich irgendwo liegenlassen. Ich kann dafür unendlich weit in die Zukunft planen und sogar Erinnerungen einstellen. Verschiedene Farben für unterschiedliche Kategorien geben ausserdem schon bei kurzem Hinschauen einen groben Überblick.

Als ich noch einen Bürojob hatte, nutzte ich den Kalender auch, um mir Zeiten für bestimmte Arbeiten zu «blockieren», sodass mich niemand dann für ein Meeting anfragen würde, wenn ich gerne konzentriert an etwas zu arbeiten gedachte.

Das Blockieren von Zeiten, also das Erstellen von Terminen auch für Dinge, die nicht «fix» und mit jemand anderem abgemacht sind, ist aber auch im Studium praktisch: Der grösste Aufwand in meinem Studium ist nämlich das selbständige Vorbereiten der Seminare und Vorlesungen. Also viel Lesezeit, die ich mir so «reserviere».

Die Tada-Liste

Weil ich aber nicht für alles einen Termin machen will, führe ich auch einige Listen. Zum Beispiel meine «Tada-Liste» auf der Notizen-App.

Als eine Kollegin und ich uns über unsere nicht endenden To-do-Listen austauschten, empfahl sie mir, meine To-do-Liste in «Tada-Liste» umzubenennen, um dem Fakt Rechnung zu tragen, dass es eigentlich einem Zaubertrick gleicht, all diese Aufgaben zu erledigen. Das Befriedigende an einer Tada-Liste ist vor allem das Abhaken erledigter Dinge. Und man sieht, was man schon alles geleistet hat.

Kleiner Tipp also eines Profis (das heisst, von mir): Das erste Element einer Tada-Liste sollte lauten: «Tada-Liste schreiben». Das kann man dann gleich abhaken, wenn man alle zu jenem Zeitpunkt vorgesehenen Aufgaben notiert hat.

Hierbei zeigt sich aber auch ein Nachteil: Eine Tada-Liste kann eigentlich nie enden. Ich nehme in meiner Tada-Liste nämlich neben grösseren Aufgaben («Seminar-Arbeit abgeben») auch alltägliche Pendenzen auf («Gepäckträger kaufen»). Und da kann so eine Liste irgendwann auch unübersichtlich werden.

Der Wochen-Wisch-Plan

Die Tada-Liste eignet sich auch schlecht für öfters wiederkehrende Aufgaben. Aus diesem Grund habe ich ziemlich bald eine Art Wochen-To-do-Liste erstellt, indem ich die sieben Wochentage mit ihren fixen und wiederkehrenden Terminen auf ein A4-Papier gezeichnet habe.

Dieses Blatt liegt nun in einem transparenten Sichtmäppchen. Mit abwischbaren Stiften kann ich Termine der kommenden Woche (z. B. Schichten bei der Arbeit) und Aufgaben (mit Kästchen zum Abhaken) ergänzen. Verpasste Aufgaben im «Wisch-Plan» werden je nach Kategorie um einen Tag verschoben («Abstimmungscouvert einwerfen») oder in eine separate Liste zum Nachholen aufgenommen («Text 7 KuWi Vorlesung»).

Der Countdown

Die Liste mit verpassten oder ungenügend vorbereiteten Texten wurde leider immer länger. Sechs Wochen vor den Semester-Prüfungen, um drei Uhr morgens, sass ich schliesslich mit Klemmbrett, Lineal und Bleistift auf dem Bett und zeichnete eine Art stressigen Adventskalender. Statt Schokolade, Craft-Beer oder Teebeutel gibt’s bei mir auf dem Kalender einfach jeden Abend einen Strich, der anzeigt, dass ein Tag vergangen ist. Und die Idee ist, für jeden Tag einzutragen, was ich repetieren sollte.

Als Kind zeichnete ich jeweils zehn Tage vor meinem Geburtstag einen Zug mit zehn Wagons. Jeden Tag malte ich einen Wagon aus und schnell war dann der eigentliche Freudentag erreicht. Bei den Prüfungen löst das Durchstreichen hingegen negativere Gefühle aus.

Und doch, es gibt mir auch ein gutes Gefühl, so einen Plan zu erstellen. Nämlich genau in dem Moment, in welchem ich ihn erstelle. Statt mich durch sich anbahnende Abgaben, Aufgaben und Termine stressen zu lassen, schaffe ich mir so einen Überblick und stelle sicher, dass ich nichts vergesse. Und, das ist ganz wichtig, ich sehe genau, wann ich mir Zeit für mich nehmen kann. Und die plane ich dann auch ein.